2015년까지 안드로이드 스마트 폰을 사용하다가 이후 아이폰으로 넘어왔다. 사람들이 하도 아이폰아이폰 거리길래 한번 넘어와 봤는데 처음에 익숙해지는데 시간이 좀 걸렸지만, 그 다음부터는 별것도 없었다. 아이폰이나 안드로이드나 사용방법상의 차이는 있을 지언정, 큰 사용 틀에서는 둘의 차이가 없다는 것이 나의 생각이다. 그 이후로 아이폰과 안드로이드를 둘다 사용하다보니 아이폰 캘린더 보다는 구글 캘린더를 사용하게 되었다. (두 가지 운영체제 모두에서 사용하기 편리)

캘린더를 사용하는 목적은 보통 시간관리라고 생각하기 쉽다. 그러나 요즘과 같은 시대에는 시간관리보다는 '일정공유'의 목적이 캘린더의 존재가치를 좀 더 높여주는 듯 하다. 오늘은 구글캘린더를 20대 때부터 사용해 온 평범한 사람으로서 캘린더의 사용목적 변천사와 공유의 필요성, 그리고 방법에 대해서 적어보고자 한다. 공유방법에 대해서만 궁금하신 분들은 글이 다소 길게 느껴질 수 있으므로 4번으로 바로 넘어가길 바란다.

1. 시간관리는 열심히 공부할 때.

학생 때야 앉아서 할 일이 공부밖에 없기 때문에 구글 캘린더를 유용하게 사용할 수 있다. 구글 캘린더 말고도, 대부분의 캘린더들이 분단위로 24시간 계획을 세분화해서 일정작성을 할 수 있기 때문이다. 글쓴이는 고등학교 때, 포스트 잇을 이용해서 그날 그날의 공부일정을 작성했었다.

이렇게 포스트 잇을 이용하는 것도 좋지만, 시대가 바뀌어서 대학생때는 구글 캘린더를 이용했다. 시간 설정도 마우스 드래그로 간편하게 할 수 있으므로 1. 작성하는 시간도 빠르고, 2. 남들에게 보여지지 않으므로 보안성이 뛰어나고 부끄러울(?)일도 없으며, 3. 스마트폰의 등장으로 더욱 활용성이 높다.  

아무튼 이렇게 일정관리를 열심히 했는데....직장인이 되면서부터는 이런 캘린더의 활용은 더이상 하지 않게 되었다. 이제 한 공간에 가만히 앉아서 공부만 하고 있을 수도 없고, 주변에서 끊임없이 메신저나 전화등을 통해서 변수를 만들어낸다. 계획한 대로 흘러가는 삶은 평온한 나의 삶은 더 이상 없으며, 그때 그때 닥친 일을 처리해야하는 상황이 된 것이다.

2. '스케줄러'로서의 캘린더.

20대 후반을 넘어가면서, 각종 경조사 (결혼식 등), 심포지움 참석 등의 외부일정, 직장상사와 연계된 일정 등, 스케줄이 외부로부터 미리 '고지'되는 상황이 빈번하게 발생하고, 이러한 스케줄은 일일히 기억하기에는 너무 많다. 여기에서 많은 사람들이 다이어리와 스마트폰을 통한 일정관리를 양자택일하는 기로에 서게 되는데, 글쓴이의 경우에는 성향상 당연히 스마트 폰을 선택하였다. 다만, 나이 많은 윗사람이 이야기를 할 때 스마트 폰을 꺼내들면 쓸데 없는 오해를 살 수 있으므로 수첩을 들고다니려고 노력은 하였다.

다이어리보다 스마트폰이 스케줄러로서 우수한 이유는 크게 다음과 같다.

1. 휴대폰은 보통 몸에서 떨어지는 경우가 없지만, 다이어리는 한번씩 까먹는 경우가 있으며, 볼펜도 챙겨야한다. (이것이 가장 큰 이유다. 스케줄러는 작성의 일관성이가장 중요하기 때문. 참고로 글쓴이는 지갑, 휴대폰, 차키 3가지는 몸에 항상 소지한다.)

2. 알람기능 + (항상 소지한다는) 1번의 이유로 인해, 일정을 잊을 확률이 줄어든다. (다이어리는 어지간히 습관화를 시켜도, 조금만 헤이해지면 일정확인을 하루이틀정도 안할 때가 있어서 일정을 미리 확인하지 못하고, 당일날 트러블이 생기는 경우가 많았다.)

3. 나중에 언급하겠지만 공유가 가능하다.

4. 다른 기기에서 연동된다.

5. (개인적으로 악필이기 때문에) 예쁘고 디자인이 뛰어나다.

반면에 스마트폰의 단점은 다음과 같다.

1. 익숙해지기 전에는 속기가 힘들고, 속기가 되어도 보통은 손으로 쓰는게 빠르다.

2. 언급한 것 처럼, 사회통념상 윗사람 앞에서 꺼내기가 어려울 때가 있다.

3. 공유하는 캘린더 - 스마트한 상사 & 평화로운 가정의 수호자.

공유하는 캘린더는 개인적으로 존경하는 상사에게 배운 스킬이다. 윗사람이 아랫사람에게 일정을 말해줄 때, 명확하게 말해주면 참 고맙다. 그러나 어떤 분들은 지나가는 말로 휘리릭 말해버리고 끝나는 경우도 상당히 빈번하다. 이런 경우, 내공이 쌓이게 되면 당당하게 다시 한번 물어보는데, 신입 쭈구리들은 보통 너무 높은 상사가 어려워서 다시 물어보기가 힘들고 나중에 더 큰 문제에 봉착하기도 한다. 또한, 내 일이 너무 바쁜 경우에는 '조금 있다가 기록해야지' 라고 생각만 했다가 몇 시간 뒤에 까먹은 나 자신을 발견할 수 있다.... OTL....

그 와중에 어떤 상사 한분은 나에게 아이폰 캘린더 공유요청을 보냈다. 거기에는 본인의 대외활동이나 업무관련 일정등이 기록되어 있어서 내가 다른 일정을 잡는데 참고할 수 있었다. 이걸 보고 참으로 감동을 받았다. 스마트한 아랫사람이 윗사람의 스케줄을 잘 파악하는 것도 능력이지만, 역으로 생각하면, 스마트한 사람은 스마트한 상사가 될 것이고, 아랫사람에게 일정을 알려주는 것도 명확하게 전달할 수 있는 것이다.

비슷한 맥락으로, 얼마전에 모 인터넷 커뮤니티에서 '부부간에 개인적인 약속을 언제 알려주느냐?'에 대한 토론이 벌어진 적이 있었다.

1. 일정잡는 즉시,

2. 일정 1주전,

3. 일정 하루 전 또는 당일,

4. 알려주지 않는다 (-_-;;)

등의 설문이 있었는데, 설문 결과는 잘 기억이 안나지만, 아무리 생각해도 1번이나 2번 (날짜가 아직 많이 남은경우)이 개인적으로 정답이라고 생각한다.

그럼 왜 어떤 사람들은 본인 일정을 늦게 알려주거나 알려주지 않게 될까?. 이에 대해서 잘 생각해보자. 여기에 대한 이유는 내 생각에  세가지 인데, 1. 알려주는 것을 까먹었던가, 2. 이 일정은 굳이 알릴 필요 없다고 생각하던가 3. 고의적으로 알릴 생각이 없기 때문이다. (생각보다 유부남들도 비밀이 많다. ^^;;)

1번과 2번은 복합적인 경우가 많다. 구체적인 상황을 들어보면, 해외출장이 3박 4일로 잡힐 경우에, 이는 명확히 배우자에게 알려야 하는 상황이고, 반드시 알려야 한다고 생각하므로 까먹을 일이 잘 없다. 그러나 토요일 1시에 결혼식이 있는데, 배우자가 안갈것 같아서 혼자가는 상황이라고 치자. 그리고 결혼식은 2개월 남은 상태이다. 그럼 이 사실을 배우자에게 알려야하나 말아야하나 약간 고민이 되기 시작한다. 왜냐하면 어차피 혼자갈 것이고, 알린다 하더라고 2개월 뒤의 일을 지금 말해봤자 배우자가 이것을 기록할 리도 만무하기 때문이다. 그러므로 본인 스케줄에만 기록해놓고 시간은 흘러가버리다가, 가족 일정이랑 겹치게 되는 불상사도 발생하게 된다.

서론이 길었는데, 캘린더 공유가 왜 필요한지에 대해서 이제는 감을 잡았으리라고 본다. 이는 일정작성과 동시에 다른사람에게 내 일정을 고지하는 효과를 발휘하므로, 행위적인  차원에서 매우 경제적이다. (내가 다시 누군가에게 내 일정을 알리고, 그사람이 내 일정을 추가하는 것은 전체적으로 비효율을 초래한다.) 또한, 날짜가 너무 많이 남아서 지금 알려야하는지에 대한 쓸데없는 고민도 같이 해결할 수 있다.

이제부터 구체적인 구글 캘린더 공유법에 대해서 알아보겠다.

4. 구글캘린더 공유방법.

데스크탑 기준으로 캘린더에 로그인을 하면 아래와 같은 화면이 보인다.

'내 캘린더' 옆에 역삼각형모양을 누르면 '새캘린더 만들기'라는 메뉴가 활성화 되는데, 이를 이용해서 공유할 캘린더를 만든다. 그리고 만들어진 '공유캘린더' 옆의 역삼각형을 누르면 '캘린더 환경설정'이 나오는데 여기로 들어가자.

들어가서 상단을 보면 '이 캘린더 공유하기'가 보이는데, 여기로 들어간다.

들어가면 위와 같이 공유할 사용자의 이메일 주소를 입력하고, 사용자 추가를 누르면 된다. 이렇게 되면 상대방은 공유알림에 대한 이메일을 받게 된다.

이제 상대방은 나의 캘린더를 공유받게 되는데, 공유받은 캘린더의 일정을 표시할 지 안할지 선택할 수 있다. 데스크탑이나 모바일이나 동일하다.

모바일 구글 캘린더 캡쳐를 보면 위와 같이 빨간 박스에 '공유받은 캘린더'가 나타나게 된다. 체크박스를 클릭하면 이 캘린더의 일정을 볼 수 있고, 해제하면 보지 않을 수 있다. 이렇게 배우에게 내 캘린더를 공유함으로써 일일히 내 일정에 대해서 보고하지 않고서도 가정내 평화를 지킬수가 있게 되었다.

여러명에게 공유를 할 때의 팁.

공유기능을 이용하다보면, 배우자, 기타 가족, 업무관계, 친구들에게까지 공유기능을 확장하게 되는데, 이 때 하게되는 고민은 어떤 사람에게는 특정 일정을 보여주기가 싫다는 것이다. 이 때는 캘린더 갯수를 조금 늘린다음에 여기에 대한 컨셉을 정립하는 것이 필요하다.

위와 같이 0~5번까지 캘린더를 각각 만들어 놓는데, 그리고 공유할 대상을 제목에 맞게 설정을 한다. 이렇게 하면, 공적인 출장과 같은 일정은 3번 혹은 4번의 카테고리에 등록하여 사용하면 될 것이고, 아이 돌잔치와 같은 개인적인 일정을 등록 할 때에는 2번이나 5번 캘린더를 이용하여 등록하면 된다. 캘린더의 이름 자체를 위와같이 설정하게 되면 등록할 때마다 헷갈리지 않고 빠르게 등록할 수 있다. 아무에게도 알리고 싶지 않은 일정을 등록하려면 0번을 이용하도록 하자.