에버노트 오프라인에서 사용하기

에버노트 오프라인 기능이란 인터넷이 가능한 환경일 때 해당 노트북을 다운받아 두었다가 인터넷이 연결되지 않아도 노트를 볼 수 있게하는 기능이다. 

• 본래 해당 모바일 장치에서 만들어진 노트일 때
• 장치가 인터넷에 연결되어 있음
• 최근에 본 노트일 때
• 해당 장치에 오프라인 노트북을 설정함 (Evernote 플러스 또는 프리미엄 기능)

이전 글에서 말했듯이 에버노트에서 가장 중요한 것은 자신만의 양질의 컨텐츠를 만드는 것이다. 그러나 자료가 일정이상 쌓이게 되면 분류법도 중요해진다. 양질의 컨텐츠를 만드는 것에 대해서 먼저 적어볼까 하였으나, 우선 분류법을 먼저 소개하고자 한다. 이전글에서 말했듯이 처음부터 분류를 하려고 애쓰다보면 주객이 전도되어 본질을 망각하는 경우가 생기니 유의하도록 하자. 분류만 열심히 해놓고 노트를 생성하지 않는 것은 마치 계획만 세워놓고 실천하지 않는 것과 같기 때문이다.

기초강좌 : 노트북의 생성

노트북은 가장 직관적이고 사용하기 쉬운 분류법이다. 만드는 방법은 너무 쉬워서 다 알고 있으리라 생각하지만 기초강좌를 조금만 설명하고 넘어겠다. 컴퓨터 버전의 에버노트를 한번 보면서 설명하는게 쉬울듯 하니 일단 사진을 함께 보도록 하겠다.

화면 캡쳐에서 좌측(검은 기둥) 을 보면 노트북안에 "첫번째 노트북"과 "토익" 노트북이 생성되어 있다. 이 두가지가 각각의 노트북이다. 첫번째 노트북 앞에 붙어있는 기호는 기본노트북으로 설정되었다는 말인데, 기본노트북으로 설정되면 새 노트를 만들 때 기본노트북으로 편입되어 노트가 생성된다. 물론 노트북을 사용자가 임의로 선택가능하지만, 노트북을 자주 만드는 상황에서는 기본 노트북을 잘 선택해야 시간을 절약할 수 있다.

새로운 노트북을 만드는 방법은 사진에서 보이는 대로 노트북 근처에서 우측 마우스버튼을 클릭해서 노트북 만들기를 선택하거나, 상단의 파일 탭을 눌러서 노트북 만들기를 할 수도 있다.  그럼 지금부터 조금 더 실제적인 분류법에 대해서 설명하도록 하겠다.

에버노트 분류의 핵심은 태그이다.

다소 주관적인 의견이긴 하지만 글쓴이는 태그기능이야말로 에버노트 분류의 핵심 기능이라고 생각한다. 에버노트 초창기에는 태그기능이 가장 핵심적인 기능중의 하나였다. 그러나 사용자들의 요구 때문인지, 개발자들의 변심때문인지는 몰라도 최근에 노트북 스택이 추가되었는데, 개인적으로 노트북 스택기능은 반드시 필수적인 기능은 아니다. 

태그의 개념을 설명하기 위해서 잠시 학창시절 이야기를 하고자 한다. 한번 쭉 읽으면 태그의 개념에 대해서 알게 될 것이다.

잠시 다른 이야기 : 학생시절 노트는 왜 그리 많았던지...

학생시절에 다들 과목별로 노트한권씩은 가지고 있던 시절이 있었을 것이다. 글쓴이는 중학교까지는 어지간한 과목은 노트를 따로 가지고 있었다. 그래서 시간표를 보고 그날에 해당하는 교과서와 노트를 챙겨서 학교에 가곤 했다. 그런데 이런 노트에 치명적인 문제가 있다.

1. 안가지고 오면 그 과목은 필기나 정리를 못한다.

정확하게는 필기를 다른데다가 해서 나중에 옮기는 번거로운 작업을 하게 된다. 그런데 중학생이 필기에 목숨거는 시기도 아니기 때문에 결국 노트 안가져 오면 그날 필기나 정리는 안하는 거나 마찬가지다. 또한 다른 시각에서 보면 아침마다 해당 노트 챙긴다고 시간을 너무 많이 소모하게 된다.

2. 쓸데없는 노트가 너무 많다.

수학을 제외하고는 내 기억에 한학기동안 노트를 다 쓴적이 없었다. 한두장밖에 안쓴 노트도 많았고 (기술같은 과목이었는데 기억이 잘 안난다) 다음 학기에 앞에 부분을 찢어내고 쓰기도 했지만, 멀쩡한 노트를 버리게 되는 경우도 허다했다. 지금 생각해보면 정말 낭비다.

한권으로 노트를 모으는 것이 해답이다.

한권으로 노트를 모은 다음에 시간순서에 따라 필기를 하면 이런 단점을 피할 수 있다. 약간 두꺼운 노트에다가 시간의 순서대로 그저 필기나 정리를 해나간다. 아침마다 과목별 노트를 찾느라고 고생할 일은 전혀 없다. 그냥 한권에다가 하면 끝이다. 그런데 나중을 생각한다면 과목별로 분류를 해놓을 필요는 있을 것 같다. 그럴때 이용하는 것이 바로 태그 기능이다. 보통 3M에서 나오는 라벨지 (플래그 flag라고 한다)를 이용해서 위의 그림처럼 과목별로 색깔을 정한다음, 해당 내용이 나오는 곳에다가 표시를 해놓으면 바로 그것이 태깅 (tagging)인 것이다. 한가지 팁을 더 주자면, 나중에 공부할 때는 과목별로 보는게 사실 편하기는 하기 때문에 글쓴이는 3공 바인더와 속지를 사서 노트처럼 사용하다가, 나중에 필요하면 과목별로 분리해서 각각의 노트를 만들곤 했다. 그런데 여기서 재미있는 부분은, 처음에 과목별로 노트를 쓰지 않고 한권에 몽땅 정리나 필기를 하고 있으면 과목별로 모으기가 안되서 굉장히 불안한 마음을 가지고 노트를 작성하게 된다. 그러나 막상 3공바인더와 속지를 이용해서 분리가 가능하게 만들어 놓아도, 나중에 과목별로 치밀하게 분리를 하는 경우는 생각보다 많지 않았다. 이 작업도 생각보다 귀찮기 때문이며, 과목에 따라서 분량이 너무 적은 것들도 있었기 때문이다.

노트북은 최소화하고, 태그는 체계적으로 관리해야한다.

다시 에버노트 이야기로 돌아왔다. 이제 노트북과 태그의 개념을 어느정도 잡았으이라고 생각한다. 내가 이렇게 열심히 설명을 한 이유는 에버노트에서 노트북은 최소한으로 관리하라는 조언을 하기 위해서이다. 왜그럴까?

에버노트는 컴퓨터 안에서 작동하기 때문에 태그의 기능이 실제노트보다 훨씬 강화되었다. 3공바인더와 속지는 필요없다. 그저 태그를 잘 달아주기만 하면 위의 그림처럼 하나의 노트북 안에 있던 자료들이 태그에 따라 분권된 노트로 변신을 한다. 실제로 에버노트안에서는 아래 그림과 같이 작동한다.

태그 란에 들어가면 내가 노트별로 설정한 태그가 들어있다. 원하는 태그를 더블클릭하면, 모든 노트북에 있는 해당 태그가 달린 노트가 분류된다. 물론 특정 노트북을 선택할 수도 있다. 에버노트가 없던 시절, 1. 태깅 (tagging)작업을 일일히 손수 플래그로 한 뒤 2. 나중에 과목별로 분리해서 따로 모았던 작업이 이제는 컴퓨터에서 키보드만으로 해결되는 상황이 된 것이다.  

 이제 태그기능만 잘 사용하면 노트북을 쓸데없이 많이 만들 필요가 없다는 것을 알게 되었을 것이다. 그런데 사실은 노트북을 많이 만들 필요가 없는 것이 아니라 많이 만들면 해롭다. 이것은 또 왜 그럴까?

노트를 만들 때마다 노트북 지정해줘야 하므로 비효율적이다.

태깅만 효과적으로 달면 해결되는 분류의 문제를 굳이 노트북까지 지정하게 되면 시간손해가 막심하다. 위에서 말했듯이, 기본노트북 하나를 지정해놓고 새노트 버튼을 누르면 알아서 기본노트북으로 노트가 편입된다. 노트 작성 이후에는 태그만 잘 달아주면 된다.

나는 태그가 익숙하지 않아서 태그를 안달고 노트북을 많이 분류해서 만들고 싶은데요? 그럼 태깅작업은 없으니까 시간적으로 똑같지 않나요?

노트를 만드는 행위에만 국한하면 틀린 말은 아니다. 그러나 노트북이 한권 있으면서 그 안에 시간순서대로 내가 한 작업들이 들어가 있는 것 또한 나중에 자료를 열람할 때는 중요한 단서가 된다. 노트북을 분할하게 되면 내가 어떤 시간순서로 노트를 작성했는지 일목요연하게 볼 수가 없게되고 하나의 단서를  포기하는 것과 마찬가지이기 때문에 별로 추천하고 싶지 않다.

그런데 사실은 에버노트에서 최근에 노트북 스택기능을 추가하는 바람에 이 부분도 어느정도는 해결이 되었다. 그렇지만 나는 에버노트의 속성이 light note (가볍게 작성하는 노트)에 기반을 두고 있다고 생각한다. 본래 태생적인 컨셉 자체가  완벽한 하나의 정리노트를 만드는 것이 아니라 그때그때 생각나는 컨텐츠를 짧고 간결하게 정리하는데 더욱 최적화된 앱이다. 내가 전공공부를 하는데 처음부터 목차를 머리속에 그리면서 계층 구조로 노트를 작성하는 것 (노트북 스택 개념)이 아니라, 공부하다가 그때 그때 생각나는 것을 하나의 노트북에 계속 넣으면서 필요하면 분류를 하는 (태깅 개념)것이 좀 더 효율적이라는 말이다. 에버노트가 아니라 원노트라면 약간 이야기가 달라질 수 있겠다.

온라인과 오프라인의 태그

에버노트 활용에 대한 글이지만 사실 이 글의 핵심은 1. 노트를 시간 순서대로 한 곳에 모으는 것이 질서가 없어보이지만 의외로 효율적이고, 2 이로인해 초래되는 문제는 태그로 해결할 수 있으며, 3. 에버노트는 태그 이후의 분류작업까지 해결해준다는 것이다.

즉, 종이노트건 에버노트이건 효율적인 노트작성법은 동일하다. 혹시 지금까지 과목별로 정리해야하는 정리벽이 있어서 과목별로 정리하고 있었던 분은 (나도 그랬다.) 한번 노트 갯수를 줄여보기 바란다. 반드시 1권을 쓰라는 것은 아니고, 아예 대분류가 달라지면 당연히 노트갯수가 늘어나는 것은 어쩔 수 없을 것이다. 그러나 반복된 경험으로 노트 한권이 과분한 대상이 있다면 과감하게 노트갯수를 줄여보는 것이 도움이 될것이라고 자신한다. 에버노트이건 종이노트이건 말이다.

2016년 10월경에 결국 에버노트 유료사용자 (premium 등급)가 되었다. 원래는 월 업로드 용량이 크지 않아서 무료사용자 (basic 등급)으로 충분했었는데, 어느순간 에버노트에서 계정당 기기 갯수 제한을 2대로 걸어버린 것이 치명적이었다. 사무실에서 쓰는 노트북만 해도 2대, 집에서 쓰는 데스크탑 1대, 스마트폰과 서브로 쓰는 스마트폰이 총 2대로 단순하게 계산해도 5대의 기기등록이 필요했다. (실제로는 8대가 등록되어 있다.) 

국내에 스마트폰이 처음 들어온 것이 2011년 경으로 기억한다. 당시 아이폰 3gs 열풍에도 불구하고 나는 1달 빨리 스마트폰을 사고 싶은 마음에 구글의 레퍼런스 폰인 넥서스원 nexus one을 구매하였다. 당시에 미국에서 여행을 다녀오면서 미리 아이폰이나 아이팟을 구매했던 친구 1명을 제외하고는 주변사람들 중에서 가장 빨리 스마트폰을 쓰는 사람이 되었다.

스마트폰을 빨리 구입하게 된 이유중 하나는 휴대용 기기에서 파워포인트나 기타 여러문서를 보기 위함인데, 당시에는 microsoft office가 공식적으로 앱 app을 출시 하지 않았었고, 여러가지 대안을 찾다가 evernote를 사용하게 되었다. 처음에 사용은 간단한 메모를 하기 위함이었는데, 점차 자료의 양이 누적이 되면서 쓰임새가 더욱 커지고, 이제는 스마트폰에서 가장 사용빈도가 많은 앱 중 하나가 되었다. 그러나 나도 에버노트를 이렇게 잘 이용하고 다른 사람에게 정말 자신있게 권할 수 있게 된 것은 불과 1년이 채 되지 않았다. 처음에는 단순한 노트패드용 앱과 별다른 차이가 없는 것이 에버노트이다. 그럼 왜 에버노트를 권장하게 되었는가에 대해서 한번 적어보겠다.

Evernote는 업무나 학습의 효율성을 극대화시키고 싶은 동기가 있을 때 가치를 알 수 있다.

이 부분이 가장 중요하다. 사실 에버노트는 기본적으로 메모장이나 휴대용 다이어리의 속성에서 출발한다. 예를 한번 들어보겠다.

exam 1. 회사에서 일을 배웠는데 중요한 인계라서 반드시 기억해야하지만, 그 빈도가 1달에 1번정도 발생하는 일인 경우.

->기억력이 무지하게 좋다면 모르지만, 대부분 세세한 내용이 기억이 안나기 때문에 다음번에 결국 상사에게 물어보는 불상사가 일어난다. 이런 경우 한번 인계받고 기억이 생생할 때 정리를 해놓으면 다음번에 스마트폰으로 에버노트를 켜서 검색할 수 있으므로 아주 유능한 직원이 될 수 있다.

메일로 받은 내용이 있다면 메일 앱에 들어가서 메일을 찾는 방법도 있지만, 메일을 에버노트로 옮겨서 참고하는 것이 시간적으로 더 효율적이다.

exam 2. 공부를 하다가 주 교과서에서 잘 모르는 부분이 나와서 인터넷이나 타 참고서를보고 정리를 하게 되었는데, 다음번에 교과서를 보니 다시 기억이 안나는 경우

-> 재검색하거나 다시 참고서를 찾으면 해결이 되는 문제이긴 하지만 한번 정리해놓으면 시간적인 부분에서 많은 도움이 된다. 물론 한번만 보고 말 내용이거나 벼락치기 중이라서 도저히 정리할 틈이 안나는 경우는 예외이다. 주로 입시를 위한 공부에서 하나의 교과서를 반복적으로 볼 때 필요하다.

시작은 무작정 새노트를 만드는 것이다.

에버노트를  처음 사용하는 사람은 먼저 노트를 만드는 일에만 힘쓰면 된다. 태그니 노트북이니 하는 분류는 일단 저리 치워두자. 노트분류는 나중에 소개하겠지만 노트가 일정량 이상 쌓이기 전에는 별로 의미가 없고, 오히려 처음부터 분류가 애매한 노트의 분류에 대해서 고민하느라 시간만 잡아먹게 된다. 본인의 용도가 학습이라면 학습용으로, 업무라면 업무용으로 만들기만 하면된다. 양질의 노트를 만드는 것이 우선이라는 것에 대해서 기억하도록 하자. 그렇지만 처음부터 너무 완벽하거나 아름다운 노트를 만들 필요는 없다. 에버노트는 나만이 볼 수 있는 노트이므로 대충 의식의 흐름에 따라서 다음번에 내가 볼 때 도움이 될 정도로만 만드는 것을 목표로 하는 것이 정신건강에도 좋고 노트작성 효율도 좋다. 처음부터 너무 완벽하게 만들려고 하면 1개만들고 나가떨어지게 된다. 또한 공부한 내용을 정리하는데 시간이 너무 많이 걸리게 된다면 오히려 노트정리하는 것보다 그 시간에 해당내용을 두번보는게 나은 상황이 발생하게 된다. 정리가 체질인 사람은 모르겠지만, 나처럼 정리습관이 없던 사람은 "역시 정리는 내 스타일이 아니야"라고 하면서 한동안 에버노트를 멀리하게 된다. 

직장에서 누가 직장내에서 쓰이는 프로그램을 사용하는 방법에 대해 가르쳐 줬다고 하자. 그때 설명을 들으면서 일단 종이 메모지에 열심히 적던가, 중간중간에 사진을 찍어놓을 것이다. (스마트폰이 없던 시절에는 메모만 가지고도 효과적인 정리가 가능했지만, 스마트폰의 카메라 기능 덕분에 메모의 효율이 더 올라가게 되었다고 생각한다.) 이것을 나중에 시간이 날때 따로 정리해 놓으면 혼자서 프로그램을 만져야 할 상황이 오더라도 당황하지 않을 수 있다.

쉬운 예를 들기 위해서 에버노트 계정의 남은 용량을 수시로 물어보는 상사가 있다고 가정하겠다. 처음에 어떻게 확인하는지 누구한테 배우면서 중간중간 필기도 하고 사진도 찍어놨다. 그걸 나중에 정리하면 하나의 노트가 완성이 된다.

예시 1. 필기자료 (속도가 생명이다. 잘찍거나 잘적으려고 애쓸필요도 없다.)

- 글쓴이는 심각한 악필인데, 이 때문에 컴퓨터를 이용한 각종 정리방법에 관심이 많다.

- 지금 글쓴이의 컴퓨터는 윈도우 업데이트과정에서 작업표시줄이 이상해지는 바람에 응용프로그램 실행 단축키인 "윈도우키+R"을 많이 사용하는 중이라서 일부러 위와 같이 적어 보았다.

예시 2. 사진자료 (역시 핵심만 잘찍으면 된다.)

결과물 사진도 아래와 같이 하나 찍어놓는게 좋을 것이다. 다음번에 혼자서 들어왔을 때 맞게 했는지 확인하는 용도이다. 스크린샷이지만 사진을 찍은거라고 하겠다.

이제 모은 자료를  가지고 노트를 생성하는 것은 아주 쉽다. 노트작성법을 강의하는게 아니라 이런 목적으로 노트를 만들어놓으면 유용하다는 내용을 설명하고 있으므로 작성과정은 생략하도록 하겠다.

http://www.evernote.com/l/AfL2fG1F1YhI4qdCXXHrd85Jts-asektg5c/

이런식으로 노트가 하나 작성되었다. 이런걸 작성해서 뭐하나라고 생각 할 수도 있지만, 예를 쉽게 들었을 뿐 난생처음보는 프로그램과 운영체제 (윈도우가 아닐경우)에서 위와 비슷한 상황이 일어났다면 이야기는 달라진다. 실제로 회사에서 처음에 업무를 배울 때 빈번하게 겪었던 일들이다.

그럼 작성해서 어떻게 써먹나요? - 활용의 첫단계는 검색기능

위에서 말했듯이 똑같은 상황이 벌어졌을 때 써먹으려고 만든 것이다. 스마트폰으로 에버노트 앱을 가지고 있다면, 자동으로 동기화되어 해당 노트가 보일 것이다. 그 노트를 보고 업무를 진행하면 된다. 노트의 수가 많지 않을 때는 특별히 분류기능이 필요없다. 분류기능이 필요해질때는 노트가 50개 정도 넘어갔을 때다. 다만 노트가 20개 이상 쌓이면 그때부터는 검색기능을 쓰게 될 확률이 높아지므로 제목이나 본문에 나중에 검색할 단어를 미리 생각해 두면 도움이 된다. 특히, 노트작성이 귀찮을 때는 사진으로만 이루어진 노트를 작성하게 되는 경우도 많은데 (위의 예시에서 그냥 사진 3개를 노트에 업로드 하기만 하면 노트하나가 완성이 된다.) 이런 경우에는 본문과 제목에 검색할 것을 미리 생각을 해두는 것이 좋다.

좀 더 적극적인 에버노트의 활용은 차차 다루어 가도록 하겠다. 먼저 이 글을 읽었다면, 노트작성부터 시작해보자. 거창한 노트 서너개를 작성하려고 에버노트를 사용하지 않는다. (이런 경우에는 차라리 손정리나 원노트가 적합하다.) 또한, 간단한 메모나 스케줄 기억용으로 쓰려면 에버노트를 굳이 쓸 이유가 없다. 지속적으로 작성할 컨텐츠가 기반이 된 상태에서 에버노트를 사용한다면 나중에 그 조각들이 모여서 큰 효용을 발휘할 것이다.

이를 위한 활용법은 다음 편에 계속 될 것이다.